Blog Hotel Sylter Hof *Berlin*

für Gäste und Freunde des Hotel Sylter Hof *Berlin*

Unser Nighty erzählt … über Rezeption, Empfang, front office

August 8th, 2014· Keine Kommentare

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Rezeption, Empfang, front office ….

die Abteilung hat viele Namen und genauso viele Aufgaben. Sie ist der wichtigste Anlaufpunkt für unsere Hotelgäste. Der erste Eindruck ist dabei entscheidend – Alle Gäste werden bei der Ankunft mit einem „Herzlich willkommen im Hotel Sylter Hof Berlin“ begrüßt und das ist genauso gemeint. Sie alle sollen sich wohlfühlen und einen unbeschwerten Aufenthalt in Berlin genießen.

Die Mitarbeiter/innen der Rezeption beantworten gern alle Fragen zum Hotel und zur Stadt, geben Auskünfte zu Verkehrsverbindungen, organisieren Restaurantbesuche, Stadtrundfahrten, Ausflüge zu Wasser und zu Land.

Junge Gäste fragen stets nach Discotheken, Clubs und sonstigen Amusements. Die wichtigsten und besten Adressen kennen unsere Mitarbeiter/innen auswendig. Genauso schnell werden die Fragen der älteren Generationen betreffs Shopping und Museen beantwortet. Auch bei den Restaurantempfehlungen kann man sicher sein, gut beraten zu werden.

Die Tätigkeit der Rezeptionisten/innen ist jedoch noch vielfältiger – sie sind für die Einhaltung des Meldegesetzes verantwortlich und lassen daher jeden Gast / jedes Paar einen Meldeschein ausfüllen. Des Weiteren obliegt ihnen die Verwaltung der Zimmerschlüssel und damit der Überblick über die Belegungssituation (wichtig im hoffentlich nie eintretenden Brand-/Gefahrenfall). Sie nehmen Wünsche der Hotelgäste entgegen und erfüllen diese oder leiten sie an die entsprechenden Abteilungen weiter (Zimmerfrühstücke, Lunchboxen, Textilreinigungsaufträge etc.).

Auch Weckrufe und Taxibestellungen werden von ihnen registriert und ausgeführt bzw. weitergegeben. Ebenso gehören viele administrative Aufgaben und die enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen zum Arbeitsalltag der Rezeption.

Ganz viel Berufserfahrung und Fingerspitzengefühl erfordert das Beschwerdemanagement, welches zuerst über die Rezeption läuft; die Hinweise unserer Gäste werden schnellstens an die Geschäftsführung weiter geleitet. Die Rezeptionisten/innen dürfen als Sofortreaktion kleine Wiedergutmachungen anbieten.

Die Entgegennahme und Vermittlung von Telefonanrufen müssen die Mitarbeiter/innen ebenso professionell erledigen wie die Begrüßung und Weiterleitung von Besuchern, Vertretern oder Interessenten für Appartements bzw. Mietwohnungen.

Die Annahme und Bearbeitung von Reservierungsanfragen übernimmt außerhalb der Bürozeiten des Verkaufsbüros bzw. der Zimmerreservierung ebenfalls die Rezeption.

Das Einchecken der Hotelgäste erfordert im Vorfeld einiges Prozedere: Zimmerzuteilung entsprechend der Reservierungswünsche, Drucken der Meldescheine und Zimmerausweise,

Registrieren von Depositzahlungen etc. In der Regel erfolgt beim Check-in auch die Bezahlung des Hotelaufenthaltes – je nach Reservierung inklusive oder exklusive des Frühstückes. Das kann bar oder auch per Kreditkarte erledigt werden. Gäste, welche bereits bei ihrer Reservierungsstelle bezahlt haben, müssen ihre Gutscheine/Voucher oder andere Quittungen vorlegen und abgeben.

Bei Abreise der Gäste erfolgt dann die Rechnungslegung für alle in Anspruch genommenen Leistungen bzw. Extras wie Telefon, Minibar, Nutzung des Hotelparkplatzes, Fahrscheine, Pay-TV usw.. Jedem Gast wird für seinen Besuch gedankt und eine gute Heimreise gewünscht.

Der Hotelalltag ist sehr facettenreich, kein Tag läuft nach „Schema F“ ab, daher habe ich die Aufgaben und Tätigkeiten als glatten Idealfall dargestellt. Es gibt natürlich auch Sonderfälle wie „überbucht und daher Weitervermittlung in ein anderes gleichwertiges Hotel“ oder Preisverhandlungen bei An- oder Abreise, Gruppenaufenthalte, Tagungsgäste etc..

Für alle diese Tätigkeiten ist die Rezeption bestens ausgestattet, sowohl technisch als auch personell und das 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr. Wir stellen unsere Qualitäten gern bei Ihrem Hotelbesuch unter Beweis und freuen uns auf Sie!/H.T.

Tags: Nachtgeschichten

Von: BS